79. les 7 erreurs à éviter lors du choix d’un transporteur international

Saviez-vous que près de 20% des entreprises européennes, particulièrement les PME et ETI, subissent des pertes financières annuelles de plus de 5 000 € à cause de problèmes liés à leur transporteur international ? Ce chiffre souligne l’importance cruciale d’un choix judicieux. Un partenariat logistique efficace est la pierre angulaire pour garantir la fluidité de vos opérations commerciales à l’étranger et pour un marketing international performant. L’objectif premier est d’assurer une chaîne logistique performante, minimisant les risques financiers et optimisant les délais de livraison. Choisir un transporteur international ne se résume donc pas à une simple sélection administrative, mais représente une étape fondamentale pour la pérennité et la croissance de votre activité à l’export.

Identifier et comprendre ces pièges, souvent liés à une mauvaise gestion logistique ou à un manque d’analyse des besoins spécifiques, vous permettra de prendre des décisions éclairées, d’optimiser votre chaîne logistique et d’éviter des coûts imprévus, tels que les frais de surestaries ou les pénalités de retard. Ces erreurs, souvent sous-estimées par les responsables logistiques et les directeurs des achats, peuvent avoir un impact significatif sur votre rentabilité, votre image de marque et votre satisfaction client. Un examen attentif de ces aspects, incluant une analyse des incoterms et des options d’assurance transport, s’avère donc indispensable pour toute entreprise opérant à l’international et souhaitant développer son marketing à l’étranger.

Erreur n°1: se focaliser uniquement sur le prix le plus bas

Le prix est un facteur important, bien entendu, et la gestion des coûts est primordiale, mais il ne doit jamais être le seul critère de décision dans le choix d’un transporteur international. Un prix anormalement bas pour un service de transport, que ce soit pour du groupage ou du chargement complet, peut masquer des coûts cachés, une qualité de service inférieure, des retards de livraison préjudiciables, voire même, dans les cas les plus extrêmes, une faillite du transporteur, entraînant une perte totale de la marchandise. Une telle approche, souvent motivée par une volonté de réduire les dépenses logistiques à court terme, peut compromettre l’ensemble de votre chaîne logistique, de la production à la distribution, et impacter négativement votre relation client, notamment en termes de respect des délais et de qualité du service. La vigilance est donc de mise face aux offres trop alléchantes, qui pourraient s’avérer être de véritables pièges financiers et opérationnels.

Imaginez une entreprise de textile située en France qui, séduite par une offre particulièrement basse pour le transport routier, choisit un transporteur low-cost pour acheminer ses produits vers l’Allemagne. Non seulement la livraison prend plus de temps que prévu, en raison d’un manque de planification des itinéraires et d’une utilisation de sous-traitants peu fiables, mais une partie des marchandises arrive endommagée, nécessitant des réparations coûteuses et impactant la satisfaction des clients, qui reçoivent des produits défectueux ou en retard. Les coûts de remplacement, les frais de gestion des réclamations et les pertes potentielles de clients dépassent largement les économies initiales réalisées sur le transport, démontrant ainsi les dangers d’une focalisation excessive sur le prix.

La solution réside dans la mise en place d’une matrice de pondération des critères de sélection, permettant une évaluation objective des différents transporteurs internationaux. Cette matrice doit accorder de l’importance au prix, bien sûr, mais également à la qualité du service, à la fiabilité du transporteur en termes de respect des délais et de sécurité des marchandises, à sa réputation sur le marché du transport et de la logistique, et à sa capacité à répondre à vos besoins spécifiques en termes de types de marchandises, de destinations et de services additionnels (douane, assurance, entreposage). Il est essentiel de comparer les offres sur une base « tous frais compris », en tenant compte des droits de douane, des assurances, des frais de manutention et de tous les autres frais annexes, souvent négligés dans les premières estimations. Cette approche globale vous permettra d’identifier le transporteur international qui offre le meilleur rapport qualité-prix, et non pas seulement le prix le plus bas.

• Définir une liste de critères essentiels pour votre entreprise, en fonction de ses besoins spécifiques en matière de transport international.
• Attribuer une pondération à chaque critère en fonction de son importance relative, par exemple, 30% pour le prix, 25% pour la fiabilité, 20% pour la qualité du service, etc.
• Comparer les offres des différents transporteurs en fonction de ces critères, en leur attribuant une note pour chaque critère.
• Analyser les coûts cachés potentiels, tels que les frais de surestaries, les pénalités de retard, les frais de manutention supplémentaires, etc.
• Choisir le transporteur international qui obtient le meilleur score global, en tenant compte de la pondération des critères.

Erreur n°2: négliger l’importance de l’expertise spécifique

Tous les transporteurs internationaux ne se valent pas, et il est crucial de reconnaître que l’expertise sectorielle est un facteur déterminant dans la réussite de vos opérations logistiques. Certains transporteurs sont spécialisés dans certains secteurs d’activité, tels que les produits alimentaires nécessitant une chaîne du froid rigoureuse, les produits pharmaceutiques soumis à des réglementations strictes, les produits chimiques nécessitant une manutention spécifique ou les équipements industriels de grande taille nécessitant un transport exceptionnel. D’autres maîtrisent mieux certaines zones géographiques, comme l’Asie, l’Afrique ou l’Amérique du Sud, ou certains types de marchandises, comme les produits dangereux nécessitant une certification ADR ou les marchandises nécessitant un transport sous température contrôlée pour préserver leur intégrité. Le choix d’un transporteur adapté à vos besoins spécifiques est donc primordial pour garantir la sécurité, la conformité et l’efficacité de vos expéditions internationales.

Prenons l’exemple d’une entreprise agroalimentaire française qui souhaite exporter des produits laitiers frais vers le Moyen-Orient, une région où les températures élevées nécessitent une logistique impeccable. Elle confie le transport à un transporteur qui ne possède pas l’expertise en transport frigorifique ni les équipements adéquats pour maintenir la chaîne du froid tout au long du trajet. Résultat : la chaîne du froid est rompue, les produits se détériorent pendant le voyage, devenant impropres à la consommation et entraînant des pertes financières importantes pour l’entreprise, ainsi qu’un risque pour la santé des consommateurs, qui pourraient être exposés à des produits contaminés. Cette situation illustre parfaitement les conséquences désastreuses du choix d’un transporteur sans expertise spécifique.

Pour éviter cette erreur, il est crucial d’identifier clairement vos besoins spécifiques en matière de transport international, en termes de type de marchandises, de destination, de contraintes réglementaires, de délais de livraison et de budget. Ensuite, vous devez choisir un transporteur qui possède l’expérience, les certifications, les agréments et les équipements nécessaires pour répondre à ces besoins. N’hésitez pas à poser des questions précises sur son expertise, à demander des références de clients similaires et à vérifier ses certifications (ISO 9001, ISO 14001, etc.) auprès des organismes certificateurs. Un transporteur expert dans votre secteur d’activité sera en mesure de vous proposer des solutions logistiques sur mesure, optimisées pour vos besoins spécifiques, vous permettant ainsi de gagner en efficacité, de réduire vos coûts et de garantir la satisfaction de vos clients.

• Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de transport international, en tenant compte du type de marchandises, de la destination, des contraintes réglementaires et des délais de livraison.
• Rechercher des transporteurs spécialisés dans votre secteur d’activité, en consultant les annuaires professionnels, les foires et salons spécialisés ou en demandant des recommandations à d’autres entreprises de votre secteur.
• Vérifier les certifications et les agréments du transporteur, en consultant son site web ou en demandant des copies de ses certifications auprès des organismes certificateurs.
• Demander des références et des études de cas, pour évaluer l’expérience du transporteur dans votre secteur d’activité et sa capacité à répondre à vos besoins spécifiques.
• Visiter les installations du transporteur, pour vérifier la qualité de ses équipements et le professionnalisme de son personnel.

Erreur n°3: ignorer l’importance de la communication et du suivi

Un bon transporteur international doit être capable de fournir des informations claires, précises et régulières sur l’état du transport, depuis l’enlèvement de la marchandise jusqu’à sa livraison finale. Il doit également être réactif en cas de problème, capable de vous tenir informé en temps réel de tout événement imprévu, tel qu’un retard, une avarie ou un blocage en douane, et de vous proposer des solutions alternatives pour minimiser l’impact sur votre activité. Un manque de communication, un suivi insuffisant ou des informations erronées peuvent générer de l’anxiété, des retards coûteux et des coûts supplémentaires liés à la gestion des litiges et des réclamations.

Imaginons une entreprise d’électronique située en Chine qui exporte des composants de haute technologie vers les États-Unis. Elle choisit un transporteur qui ne propose aucun système de suivi en ligne et qui ne répond pas aux demandes d’informations de l’entreprise. L’entreprise est incapable de savoir où se trouve sa marchandise, ni quand elle sera livrée, ce qui l’empêche d’informer son client américain, qui a besoin de ces composants pour lancer sa production. Cette situation détériore gravement la relation commerciale entre les deux entreprises et engendre également des coûts supplémentaires liés à la gestion des litiges, aux pénalités de retard et à la perte de chiffre d’affaires. Une communication transparente et un suivi rigoureux sont donc essentiels pour garantir la satisfaction du client et la pérennité de la relation commerciale.

La solution consiste à choisir un transporteur qui propose un système de suivi en temps réel, accessible via une plateforme web, une application mobile ou un portail client dédié. Ce système doit vous permettre de connaître à tout moment la localisation de votre marchandise, son statut (en transit, en douane, livrée) et les éventuels incidents rencontrés. De plus, le transporteur doit disposer d’un service client réactif et compétent, capable de répondre rapidement à vos questions, de résoudre les problèmes éventuels et de vous tenir informé de l’évolution de votre transport. Tester la réactivité du service client avant de signer un contrat, en leur posant des questions sur votre transport et en évaluant leur capacité à vous fournir des réponses claires et précises, est une pratique fortement recommandée.

• Choisir un transporteur avec un système de suivi en temps réel, accessible via une plateforme web, une application mobile ou un portail client dédié.
• Vérifier la disponibilité et la réactivité du service client, en les contactant par téléphone, par email ou via un chat en ligne, et en évaluant leur capacité à vous fournir des réponses claires et précises.
• Définir les canaux de communication privilégiés, tels que le téléphone, l’email, le chat en ligne ou les réunions régulières.
• Exiger des rapports réguliers sur l’état du transport, incluant la localisation de la marchandise, son statut et les éventuels incidents rencontrés.
• Mettre en place un système d’alerte, pour être informé en temps réel de tout événement imprévu, tel qu’un retard, une avarie ou un blocage en douane.

Erreur n°4: ne pas vérifier la conformité réglementaire et les certifications

Le transport international est soumis à de nombreuses réglementations complexes et évolutives en matière de douanes, de sécurité, d’environnement et de transport de marchandises dangereuses. Il est donc essentiel de s’assurer que le transporteur est en parfaite conformité avec ces réglementations et qu’il possède les certifications, les agréments et les licences nécessaires pour exercer son activité en toute légalité, que ce soit dans le pays d’origine, dans les pays de transit ou dans le pays de destination. Un manquement à ces obligations, même involontaire, peut entraîner des sanctions financières lourdes, des retards de livraison préjudiciables, voire même la saisie de la marchandise par les autorités douanières, avec des conséquences désastreuses pour votre entreprise.

Considérons une entreprise de cosmétiques située en Europe qui exporte des produits contenant des substances réglementées, telles que des huiles essentielles ou des parfums, vers le Canada. Elle fait appel à un transporteur qui ne respecte pas les règles de sécurité pour le transport de marchandises dangereuses, notamment en termes d’emballage, d’étiquetage et de documentation. Un incident se produit pendant le transport aérien, entraînant une fuite de produits chimiques et une contamination de l’environnement. L’entreprise exportatrice est tenue pour responsable des dommages causés et doit supporter les coûts de dépollution, les amendes administratives et les éventuelles poursuites judiciaires, ce qui peut mettre en péril sa pérennité.

Pour éviter de tels désagréments, il est impératif de vérifier minutieusement les certifications du transporteur, telles que la certification ISO 9001 (qualité), la certification ISO 14001 (environnement), la certification OHSAS 18001 (santé et sécurité au travail) ou la certification AEO (opérateur économique agréé), qui atteste de sa conformité aux réglementations douanières et de sa fiabilité en matière de sécurité. Vous pouvez également demander des preuves de conformité, telles que des copies de certifications, des attestations de formation du personnel, des audits de sécurité ou des rapports de contrôle des autorités compétentes. La vigilance est de mise, car la responsabilité en cas de non-conformité peut retomber sur l’expéditeur, même s’il a fait appel à un transporteur.

• Vérifier les certifications ISO du transporteur, en consultant son site web ou en demandant des copies de ses certifications auprès des organismes certificateurs.
• S’assurer de la conformité aux réglementations douanières, en vérifiant que le transporteur possède les agréments et les licences nécessaires pour effectuer les opérations de dédouanement.
• Contrôler les agréments pour le transport de marchandises dangereuses, en vérifiant que le transporteur possède la certification ADR et qu’il respecte les règles de sécurité en matière d’emballage, d’étiquetage et de documentation.
• Demander des preuves de formation du personnel, en vérifiant que le transporteur forme régulièrement son personnel aux réglementations en vigueur et aux bonnes pratiques en matière de sécurité et d’environnement.
• Effectuer des audits de sécurité réguliers, pour vérifier la conformité du transporteur aux réglementations en vigueur et identifier les éventuels points faibles.

Erreur n°5: oublier de clarifier les responsabilités en cas de perte ou de dommage

En cas de perte ou de dommage de la marchandise pendant le transport international, il est essentiel de savoir précisément qui est responsable, à quel moment la responsabilité est transférée et comment l’indemnisation sera gérée. Il est donc impératif de clarifier les responsabilités dans le contrat de transport, en se référant aux incoterms (International Commercial Terms) et en souscrivant une assurance transport adaptée aux risques encourus, que ce soit une assurance « ad valorem » (basée sur la valeur de la marchandise) ou une assurance « tous risques » (couvrant tous les types de dommages). Une absence de clarté à ce sujet peut entraîner des litiges longs, coûteux et difficiles à résoudre, avec des conséquences financières importantes pour votre entreprise.

Prenons l’exemple d’une entreprise de meubles design située en Italie qui exporte des tables en bois massif de grande valeur vers l’Australie. Pendant le transport maritime, un conteneur est endommagé par une tempête et les tables sont irrémédiablement détériorées par l’eau de mer. L’entreprise n’a pas souscrit d’assurance adéquate et le transporteur refuse de prendre en charge les réparations, arguant que le dommage est dû à un cas de force majeure. L’entreprise doit supporter la totalité des coûts de remplacement des tables, ce qui représente une perte financière considérable et met en péril sa rentabilité sur ce marché. Cette situation aurait pu être évitée avec une meilleure anticipation des risques et une assurance transport adaptée.

La solution réside dans la clarification des responsabilités en cas de perte ou de dommage dans le contrat de transport, en se référant aux incoterms et en définissant clairement le point de transfert des risques entre le vendeur et l’acheteur. Il est également fortement recommandé de souscrire une assurance transport adaptée aux risques encourus, en tenant compte de la valeur de la marchandise, de la nature du transport (maritime, aérien, routier), de la destination et des exclusions de garantie. Comparer les différentes offres d’assurance et choisir celle qui offre la meilleure couverture au meilleur prix est une démarche prudente et responsable.

• Définir clairement les responsabilités dans le contrat de transport, en se référant aux incoterms et en précisant le point de transfert des risques.
• Souscrire une assurance transport adaptée aux risques encourus, en tenant compte de la valeur de la marchandise, de la nature du transport, de la destination et des exclusions de garantie.
• Comparer les différentes offres d’assurance transport, en demandant des devis à plusieurs assureurs et en comparant les garanties, les franchises et les primes.
• Vérifier les exclusions de garantie, en lisant attentivement les conditions générales de l’assurance et en s’assurant que les risques spécifiques liés à votre activité sont bien couverts.
• Déclarer correctement la valeur de la marchandise, pour éviter les mauvaises surprises en cas de sinistre et garantir une indemnisation adéquate.

Erreur n°6: ne pas tenir compte des incoterms

Les incoterms (International Commercial Terms) sont un ensemble de règles internationales, publiés par la Chambre de Commerce Internationale (ICC), qui définissent les obligations et les responsabilités des acheteurs et des vendeurs en matière de transport, d’assurance, de dédouanement et de transfert des risques lors des transactions commerciales internationales. Ne pas les connaître, les mal interpréter ou les utiliser de manière inappropriée peut entraîner des malentendus, des litiges, des coûts imprévus et des pertes financières importantes. L’utilisation correcte des incoterms est donc essentielle pour une transaction commerciale internationale réussie, transparente et sécurisée.

Imaginons un vendeur français qui accepte un incoterm CIF (Cost, Insurance and Freight) sans comprendre qu’il est responsable de l’assurance jusqu’au port de destination et qu’il doit souscrire une assurance couvrant tous les risques liés au transport maritime. Pendant le transport maritime, un incendie se déclare à bord du navire et la marchandise est totalement détruite. Le vendeur pensait que l’acheteur était responsable de l’assurance à partir du port d’embarquement, mais il doit en réalité prendre en charge les coûts de remplacement de la marchandise, ce qui représente une perte financière importante pour son entreprise. Cette situation regrettable aurait pu être évitée avec une meilleure compréhension des incoterms et une application rigoureuse des règles de l’ICC.

La solution consiste à bien connaître les incoterms, à se former régulièrement aux nouvelles versions publiées par l’ICC et à les utiliser de manière appropriée dans les contrats de vente, en précisant la version des incoterms utilisée (par exemple, Incoterms 2020) et en définissant clairement le lieu de livraison et le point de transfert des risques. Si vous avez des doutes, n’hésitez pas à vous faire conseiller par un expert en commerce international, qui pourra vous aider à choisir l’incoterm le plus adapté à votre situation, en tenant compte de la nature de la marchandise, du mode de transport, de la destination, des réglementations en vigueur et de vos objectifs commerciaux. Il est également important de vérifier que l’incoterm choisi est compatible avec les conditions de vente et les exigences de votre acheteur.

• Se former aux incoterms, en participant à des formations spécialisées, en consultant les publications de l’ICC ou en demandant conseil à un expert en commerce international.
• Choisir l’incoterm adapté à la transaction commerciale, en tenant compte de la nature de la marchandise, du mode de transport, de la destination, des réglementations en vigueur et de vos objectifs commerciaux.
• Intégrer clairement l’incoterm dans le contrat de vente, en précisant la version des incoterms utilisée (par exemple, Incoterms 2020) et en définissant clairement le lieu de livraison et le point de transfert des risques.
• Vérifier les obligations de chaque partie, en se référant aux règles de l’incoterm choisi et en s’assurant que toutes les obligations sont bien comprises et respectées.
• Mettre à jour régulièrement vos connaissances sur les incoterms, en participant à des formations continues et en consultant les publications de l’ICC.

Erreur n°7: négliger la digitalisation et l’automatisation des processus

L’utilisation de solutions digitales innovantes, telles que les plateformes de gestion du transport (TMS – Transport Management System), l’échange de données informatisées (EDI), les interfaces de programmation d’applications (API) et les solutions de visibilité en temps réel, permet d’optimiser la chaîne logistique, de réduire les coûts, d’améliorer la visibilité, de gagner en efficacité et de renforcer la collaboration avec vos partenaires logistiques. Négliger la digitalisation et l’automatisation des processus, en continuant à utiliser des méthodes manuelles et obsolètes, peut vous faire perdre un avantage concurrentiel important et vous empêcher de répondre aux exigences croissantes de vos clients en matière de délais de livraison, de transparence et de réactivité.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui continue de gérer ses transports internationaux manuellement, avec des feuilles de calcul Excel, des échanges d’emails non sécurisés et des appels téléphoniques chronophages. Elle perd un temps précieux à rechercher des informations, à comparer les offres de transport, à suivre les expéditions, à gérer les documents douaniers et à résoudre les litiges. Ses concurrents, qui utilisent des solutions digitales performantes, sont plus efficaces, plus rapides, plus réactifs et sont en mesure de proposer des services de meilleure qualité à leurs clients, ce qui leur permet de gagner des parts de marché et de se différencier de la concurrence. Cette entreprise risque donc de se faire dépasser par ses concurrents et de perdre des opportunités de croissance.

La solution consiste à adopter des solutions digitales pour automatiser les tâches répétitives, centraliser les informations, suivre les expéditions en temps réel, optimiser les itinéraires, gérer les documents douaniers, communiquer avec vos partenaires logistiques et intégrer vos systèmes d’information avec ceux du transporteur. Investir dans un TMS, mettre en place des flux EDI, utiliser des API pour échanger des données avec vos partenaires logistiques et adopter une solution de visibilité en temps réel sont des mesures qui peuvent améliorer considérablement votre performance, votre rentabilité et votre satisfaction client. Près de 40% des entreprises qui ont digitalisé leur supply chain ont constaté une augmentation de leur chiffre d’affaires de plus de 5%, tandis que 30% ont réduit leurs coûts logistiques de plus de 10%.

• Investir dans une plateforme TMS (Transport Management System), pour centraliser la gestion de vos transports, automatiser les tâches répétitives et optimiser les itinéraires.
• Mettre en place des flux EDI avec vos partenaires logistiques, pour échanger des données de manière automatique et sécurisée, réduisant ainsi les erreurs et les délais de traitement.
• Utiliser des API pour intégrer vos systèmes d’information avec ceux du transporteur, permettant ainsi un échange de données fluide et en temps réel.
• Adopter une solution de visibilité en temps réel, pour suivre vos expéditions à tout moment et être informé de tout événement imprévu.
• Former votre personnel aux outils digitaux, pour garantir une utilisation optimale des solutions mises en place et maximiser les bénéfices de la digitalisation.
• Choisir un prestataire qui facture 70 EUR par mois pour bénéficier des solutions d’assistance digital

Le choix d’un transporteur international ne doit donc pas être pris à la légère. Il s’agit d’une décision stratégique qui peut avoir un impact significatif sur votre performance commerciale, votre rentabilité, votre image de marque et votre satisfaction client. En évitant les erreurs décrites ci-dessus, en vous informant en permanence sur les évolutions du marché et en adoptant une approche proactive et rigoureuse, vous maximiserez vos chances de succès et transformerez une contrainte en un avantage concurrentiel durable. Une préparation minutieuse, une analyse approfondie des différentes options disponibles et un suivi régulier de votre performance logistique sont les clés d’un partenariat logistique réussi. Environ 15% des entreprises estiment que l’optimisation de leur chaîne logistique, grâce à un choix judicieux de transporteur et à une gestion efficace des risques, a permis une réduction des coûts de plus de 10%, améliorant ainsi leur compétitivité sur les marchés internationaux.